Le coffre-fort numérique est une solution d’archivage numérique auxquels ont recours de plus en plus de particuliers et d’entreprises. Tout comme un coffre-fort classique, son rôle est de conserver et d’archiver des fichiers, dossiers et documents importants. Cependant, on peut se demander pourquoi ne pas simplement stocker ses fichiers importants sur son ordinateur, une clé USB ou un disque dur externe ? La réponse tient en un terme : protection des données. Cet élément vous éclairera davantage sur ce qui différencie coffre-fort numérique avec un cloud ou un disque dur.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Également appelé « coffre-fort électronique » ou « E coffre-fort », le coffre-fort numérique est un outil en ligne servant à stocker, partager et protéger tout fichier au format électronique. Il s’agit d’un espace de stockage ultra sécurisé que l’on peut assimiler à un disque dur, mais qui ne dépend pas d’un matériel.
A l’image de wishbook.word, l’ensemble des services proposant des coffres forts électroniques sont fortement réglementés dans l’hexagone. Ils sont notamment encadrés par deux décrets à savoir le décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 complété par le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018.
La création des e-coffres-forts a été initiée afin de simplifier et encourager un peu plus la dématérialisation des données aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels. Elle figure ainsi comme étant une solution idoine pour sécuriser tout type de données sensibles.
Quels sont les avantages d’un coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort numérique est un système d’archivage premium conçu essentiellement pour que des fichiers numériques importants restent confidentiels et protégés comme cela se doit. Concrètement, ils permettent :
- de faciliter l’accès à ses fichiers personnels ou d’entreprises ;
- de sécuriser et tracer ses fichiers sensibles ;
- d’émettre des originaux numériques (à travers un certificat d’authenticité) ;
- d’automatiser la délivrance de certains documents (tels que les bulletins de paie) ;
- de dématérialiser la documentation d’entreprise et par ricochet permettre de réaliser des économies sur les coûts d’impression ainsi que sur l’usage de consommables (imprimantes, encres, papier…) ;
- réduire les tâches répétitives et chronophages en rapport à la gestion administrative…
Distinction entre coffre-fort numérique, cloud et disque dur externe
Avant tout, il faut savoir que ces 3 outils ont une similitude : stocker des fichiers, dossiers ou documents numériques. Cependant, il existe des spécificités qui permettent de les différencier les uns des autres.
Le disque dur
Un disque dur est un périphérique de stockage externe que l’on connecte à un ordinateur à travers une connexion USB. De par sa conception, il permet de conserver et d’échanger des données entre divers supports informatiques.
Il est facile à transporter et est doté de très grande capacité de stockage dont il est possible de disposer à sa guise. Par contre, un disque dur est fragile et en tant que périphérique matériel, peut être endommagé. Il est également facile à perdre ou à subtiliser.
Il serait donc judicieux d’y consacrer le traitement de données peu sensibles.
Le cloud et la révolution des nuages numériques
Le cloud est une infrastructure mutualisée désignant un ensemble de services accessibles sur internet. Il s’agit d’une solution de stockage 100 % numérique qui est intangible et se différencie de périphériques matériels tels que les clés USB et les disques durs.
En d’autres termes, le cloud (ou « nuage » en français) est un espace virtuel accessible aux utilisateurs, mais dont le serveur leur est invisible (comme caché derrière un nuage). À travers une connexion internet, il est possible d’y accéder et d’ajouter, modifier, partager ou supprimer des fichiers au sein de son espace.
Ainsi, à la différence d’un disque dur, votre espace de stockage sur le cloud n’est pas hébergé sur un matériel physique. Vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil permettant d’aller sur internet (téléphone, tablette, ordinateur). Les principaux services proposant un stockage sur le cloud sont : Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive…
Quoiqu’il en soit et bien qu’étant révolutionnaire, cette solution de stockage numérique présente quelques problématiques en matière de protection des données. Le cloud est encore assez peu protégé contre les attaques informatiques.
La solution du coffre-fort électronique
A l’image du cloud, le coffre-fort numérique est un outil dématérialisé ! Contrairement au cloud, la sécurité des données contenues dans l’espace est l’élément qui prime sur le reste des fonctionnalités. Pour une entreprise, il peut s’agir de l’endroit où mettre en lieu sûr les documents fiscaux, les livres d’inventaires, les registres comptables, les documents juridiques…
Pour les particuliers, le coffre-fort numérique peut aussi bien faire office de coffre de protection pour les données professionnelles sensibles, mais aussi de boîte à souvenirs. Il est possible d’y ajouter des souvenirs précieux, des doléances, son patrimoine, etc.
Se poser les bonnes questions pour trouver la solution adéquate
Dès lors qu’une entreprise manifeste le désir d’opter pour une solution d’archivage ou de gestion de données sensibles, de nombreuses alternatives peuvent se présenter. Dans cette liste figure le Cloud Computing, la Gestion électronique des documents (GED), le coffre-fort numérique… Afin de réaliser un choix judicieux, il importe de se poser les bonnes questions dès le départ.
- Quels sont les impératifs de disponibilité ? Les collaborateurs ont-ils besoin d’accéder régulièrement, facilement et rapidement aux documents ?
- Quels sont les impératifs en matière de confidentialité ? Quel collaborateur est autorisé à accéder à quel document ?
- Quels sont les impératifs en termes d’intégrité ? Les fichiers stockés peuvent-ils être utilisés à titre de preuve ?
- Quels sont les impératifs en termes de pérennité ? Les fichiers doivent-ils être conservés sur le long terme ?
En fonction des réponses à ces interrogations, il sera possible d’identifier la solution adaptée à la gestion de sa documentation.